处理退费学员时，机构应当遵循以下步骤和原则：
退费政策应在学员报名时就清晰告知，内容涵盖退费的计算方式、退费的时间节点、所需的手续等。例如，根据学员已上课时占总课时的比例来计算退费金额，让退费标准透明化，避免后期产生争议。
当学员提出退费要求时，要安排专门的工作人员热情接待，认真倾听学员退费的原因，表示理解和尊重。通过良好的沟通，可能会有部分学员改变想法，愿意继续在机构学习。
避免设置过于繁琐的手续，如不必要的证明材料、多层级的审批等。对于符合退费条件的学员，应尽快办理退费，减少等待时间，让学员感受到机构的诚信和效率。
如果机构使用学生管理软件，可以方便地完成新生登记、学生档案录入、报名费、考勤记录、课时扣除等一系列工作。当需要处理退费时，可以直接在软件系统中输入学生号码，选择退款操作，软件将自动计算学生剩余的学费。
在处理学员退费时，必须严格遵守相关的法律法规，确保符合当地相关规定，避免因法律问题而引发的纠纷和风险。
一旦收到学员的退费申请，机构应立即进行响应并确认接收。建议设立一个退费处理团队或责任人，负责跟进和处理退费事务。
接收退费申请后，机构需要认真核实相关信息和资料，确认学员是否符合退费条件、核实支付记录、查阅签订的合同和协议等，并对退费申请的合理性进行客观评估。
在核实和评估之后，机构应当根据退费政策和相关法律法规，做出具体的退费决策。决策的过程应当透明公正，避免出现偏袒或歧视性处理。
一旦决策确定，机构需要尽快执行退费并通知学员。退费金额应按照约定的方式和时间安排返还给学员，确保及时性。同时，还需要建立跟进机制，确认学员已收到退款并满意退费处理结果。
机构应当记录每一起退费案例的处理过程和结果，通过总结经验，发现问题并及时调整和改进退费政策和流程，提升机构的服务质量和学员满意度。
通过以上步骤和原则，机构可以更加规范、高效和人性化地处理退费学员的问题，从而维护机构的声誉和学员的权益。